Constitution

HAIDAKHANDI SAMAJ (UK)

CONSTITUTION 

adopted on the 9th day of December 1995


A. Name

The name of the Association is HAIDAKHANDI SAMAJ (UK)
WHICH MAY ALSO TRADE AS THE BRITISH SAMAJ (“the Charity”)

B. Administration

Subject to the matters set out below, the Charity and its property shall be
administered and managed in accordance with this constitution by the
members of the Executive Committee, constituted by clause G of this
constitution (“the Executive Committee”).

C. Objects

The Charity’s objects (“the objects”) are the advancement of the Sanatan
Dharma according to the teachings of Shri Babaji.

D. Powers

In furtherance of the objects but not otherwise, the Executive Committee
may exercise the following powers:-

(i) power to raise funds and to invite and receive contributions provided that
in raising funds the Executive Committee shall not undertake any substantial
permanent trading activities and shall conform to any relevant requirements
of the law;

(ii) power to buy, take on lease or in exchange, any property necessary for
the achievement of the objects and to maintain and equip it for use;

(iii) power subject to any consents required by law to sell, lease or dispose of
all or any part of the property of the Charity;

(iv) power subject to any consents required by law to borrow money and to
charge all or any part of the property of the Charity with repayment of the
money so borrowed;

(v) power to employ such staff(who shall not be members of the Executive
Committee) as are necessary for the proper pursuit of the objects and to
make all reasonable and necessary provision for the payment of pensions.
and superannuation for staff, former staff and their dependants;

(vi) power to co-operate with other charities, voluntary bodies and statutory
authorities operating in furtherance of the objects or of similar charitable
purposes and to exchange information and advice with them;

(vii) power to establish or support any charitable trusts, associations or
institutions formed for all or any of the objects;

(viii) power to appoint and constitute such advisory committees as the
Executive Committee may think fit;

(ix) power to do all such other lawful things as are necessary for the
achievement of the objects.

E. Membership

(1) Membership of the Charity shall be open to:-

i. individuals over the age of 18 who are interested in furthering the
work of the Charity, who have paid the annual subscription and whose
membership application has been accepted by the Executive
Committee, and

ii. any body corporate or unincorporated association which is interested
in furthering the Charity’s work, and has paid any annual subscription
(any such body in this constitution shall be called a ”member
organisation”).

(2) Every member shall have one vote.

(3) Each member organisation shall appoint an individual to represent it and
to vote on its behalf at meetings of the Charity, and may appoint an alternate
to replace its appointed representative at any meeting of the Charity if the
appointed representative is unable to attend.

(4) Each member organisation shall notify the name of the representative
appointed by it and of any alternate to the secretary. If the representative or
alternate resigns from or otherwise leaves the member organisation, he or
she shall forthwith cease to be the representative of the member
organisation.

(5) The Executive Committee may by a two-thirds majority and for good
reason terminate the membership of any individual or member organisation:
provided that the individual concerned or the appointed representative of the
member organisation concerned (as the case may be) shall have the right to
be heard by the Executive Committee, accompanied by a friend, before a
final decision is made.

F. Honorary Officers
At the annual general meeting of the Charity, a chairman, a vice chairman, a
secretary and a treasurer, who shall hold office from the conclusion of that
meeting.

G. Executive Committee
(1) The Executive Committee shall consist of not less than 6 members nor
more than 12 members, being:-

(a) the honorary officers specified in the preceding clause; and

(b) not less than 1 and not more than 6 members elected at the annual
general meeting who shall hold office from the conclusion of that meeting.
.
(2) The Executive Committee may in addition appoint not more than 3 co-
opted members but so that no-one may be appointed as a co-opted member if
as a result, more than one-third of the members of the Executive Committee
would be co-opted members. Each appointment of a co-opted member shall
be made at a special meeting of the Executive Committee called under
clause (J1) and shall take effect from the end of that meeting unless the
appointment is to fill a place which has not then been vacated, in which case
the appointment shall run from the date when the post becomes vacant.

(3) All the members of the Executive Committee shall retire from office
together at the end of the annual general meeting next after the date which
they came into office but they may be re-elected or re-appointed.

(4) The proceedings of the Executive Committee shall not be invalidated by
any vacancy among their number nor by any failure to appoint or any defect
in the appointment or qualification of a member.

(5) Nobody shall be appointed as a member of the Executive Committee
who is aged under 18 or who would if appointed be disqualified under the
provisions of the following clause.

(6) No person shall be entitled to act as a member of the Executive
Committee whether on a first or on any subsequent entry into office until
after signing in the minute book of the Executive Committee a declaration of
acceptance and of willingness to act in the trusts of the Charity.

H. Determination of Membership of Executive Committee

A member of the Executive Committee shall cease to hold office if he or
she:-

(1) is disqualified from acting as a member of the Executive Committee by
virtue of section 45 of the Charities Act 1992 (or any statutory re-enactment
or modification of that provision);

(2) becomes incapable by reason of mental disorder, illness or injury of
managing and administering his or her own affairs;

(3) is absent without the permission of the Executive Committee from all
their meetings held within a period of six months and the Executive
Committee resolve that his or her office be vacated; or

(4) notifies the Executive Committee of a wish to resign (but only if at least
three members of the Executive Committee will remain in office when the
notice of resignation is to take effect).

I. Executive Committee Members not to be personally interested

(1) (Subject to the provisions of sub-clause (2) of this clause) no member of
the Executive Committee shall acquire any interest in property belonging to
the Charity (otherwise than as a trustee for the Charity) or receive
remuneration or to be interested (other than as a trustee for the Charity) or
receive remuneration or to be interested (otherwise than as a member of the
Executive Committee) in any contract entered into by the Executive
Committee.

[(2) Any member of the Executive Committee for the time being who is a
solicitor, accountant or other person engaged in a profession may charge and
be paid all the usual professional charges for business done by her or his or
her firm when instructed by the other members of the Executive Committee
to act in a professional capacity on behalf of the Charity; Provided that at no
time shall a majority of the members of the Executive Committee benefit
under this provision and that a member of the Executive Committee shall
withdraw from any meeting at which his or her own instruction or
remuneration, or that of his or her firm, is under discussion.]

J. Meetings and Proceedings of the Executive Committee

(1) The Executive Committee shall hold at least two ordinary meetings each
year. A special meeting may be called at any time by the chairman or by any
two members of the Executive Committee upon not less than 4 days’ notice
being given to the other members of the Executive Committee of the matters
to be discussed but if the matters include an appointment of a co-opted
member then not less than 21 days’ notice must be given.

(2) The chairman shall act as chairman at meetings of the Executive
Committee. If the chairman is absent from any meeting, the members of the
Executive Committee present shall choose one of their number to be
chairman of the meeting before any other business is transacted.

(3) There shall be a quorum when at least one third of the numbers of
members of the Executive Committee for the time being, or three members
of the Executive Committee, whichever is the greater, are present at the
meeting.

(4) Every matter shall be determined by a majority of votes of the members
of the Executive Committee present and voting on the question but in the
case of equality of votes the chairman of the meeting shall have a second or
casting vote.

(5) The Executive Committee shall keep minutes, in records kept for the
purpose, of the proceedings at meetings of the Executive Committee and any
sub-committee.

(6) The Executive Committee may from time to time make and alter rules
for the conduct of their business, the summoning and conduct of their
meetings and the custody of documents. No rule may be made which is
inconsistent with this constitution.

(7) The Executive Committee may appoint one or more sub-committees
consisting of three or more members of the Executive Committee for the
purpose of making any enquiry or supervising or performing any function or
duty which in the opinion of the Executive Committee would be more
conveniently undertaken or carried out by a subcommittee, provided that all
acts and proceedings of any such sub-committees shall be fully and promptly
reported to the Executive Committee.

(8) Committee meetings may be held on audio Skype or phone conference.
At least two committee meetings will be held each year with a quorum of
three members physically present, in addition to the Annual General
Meeting.  These meetings may also be attended on Skype.

K. Receipts and Expenditure

(1) The funds of the Charity, including all donations contributions and
bequests, shall be paid into accounts operated by the Executive Committee
in the name of the Charity at such banks as the Executive Committee shall
from time to time decide.
All cheques drawn on the account must be signed by at least two members
of the Executive Committee.

(2) The funds belonging to the Charity shall be applied only in furthering the
objects.

(3) Reasonable and proper expenses may be reimbursed to members of the
Executive Committee for undertaking assignments for and on behalf of the
Executive Committee.

L. Property
(1) Subject to the provisions of sub-clause (2) of this clause, the Executive
Committee shall cause the title to:-

(a) all land held by or in trust for the Charity which is not vested in the
Official Custodian for Charities; and

(b) all investments held by or on behalf of the Charity;

to be vested either in a corporation entitled to act as custodian trustee or in
not less than three individuals appointed by them as holding trustees.
Holding trustees may be removed by the Executive Committee at their
pleasure and shall act in accordance with the lawful directions of the
Executive Committee. Provided they act only in accordance with the lawful
directions of the Executive Committee, the holding trustees shall not be
liable for the acts and defaults of its members.

(2) If a corporation entitled to act as custodian trustee has not been appointed
to hold the property of the Charity, the Executive Committee may permit
any investments held by, or in trust for, the Charity to be held in the name of
a clearing bank, trust corporation or any stockbroking company which is a
member of the International Stock Exchange (or any subsidiary of any such
stockbroking company) as nominee for the Executive Committee and may
pay such a nominee reasonable and proper remuneration for acting as such.

M. Accounts

The Executive Committee shall comply with their obligations under the
Charities Act 1992 (or any statutory re-enactment or modification of that
Act) with regard to:-

1) the keeping of accounting records for the Charity;

2) the preparation of annual statements of account for the Charity;

3) the auditing or independent examination of the statements of account of
the Charity; and

4) the transmission of the statements of account of the charity to the
Commissioners.

N. Annual Report

The Executive Committee shall comply with their obligations under the
Charities Act 1992 (or any statutory re-enactment or modification of that
Act) with regard to the preparation of an annual report and its transmission
to the Commissioners.

O. Annual Return

The Executive Committee shall comply with their obligations under the
Charities Act 1992 (or any statutory re-enactment or modification of that
Act) with regard to the preparation of an annual return and its transmission
to the Commissioners.

P. Annual General Meeting

(1) There shall be an annual general meeting of the Charity which shall be
held in the month of February in each year or as soon as practicable
thereafter.

(2) Every annual general meeting shall be called by the Executive
Committee. The secretary shall give at least 21 days’ notice of the annual
general meeting to all the members of the Charity. All the members of the
Charity shall be entitled to attend and vote at the meeting.

(3) Before any other business is transacted at the first annual general
meeting the persons present shall appoint a chairman of the meeting. The
chairman shall be the chairman of subsequent annual general meetings, but
if he or she is not present, before any other business is transacted, the
persons present shall appoint a chairman of the meeting.

(4) The Executive Committee shall present to each annual general meeting
the report and accounts of the Charity for the preceding year.

(5) Nominations for election to the Executive Committee must be made by
members of the Charity in writing and must be in the hands of the secretary
of the Executive Committee at least 14 days before the annual general
meeting. Should nominations exceed vacancies, election shall be by ballot.

Q. Special General Meetings

The Executive Committee may call a special general meeting of the Charity
at any time. If at least ten members request such a meeting in writing stating
the business to be considered the secretary shall call such a meeting. At least
21 days’ notice must be given. The notice must state the business to be
discussed.

R. Procedure at General Meetings

(1) The secretary or other person specially appointed by the Executive
Committee shall keep a full record of proceedings at every general meeting
of the Charity.

(2) There shall be a quorum when at least one tenth of the numbers of
members of the Charity for the time being or ten members of the Charity,
whichever is the greater, are present at any general meeting.

S. Notices

Any notice required to be served on any member of the Charity shall be in
writing and shall be served by the secretary of the Executive Committee on
any member either personally or by sending it through the post in a prepaid
letter addressed to such member at his or her last known address in the
United Kingdom, and any letter so sent shall be deemed to have been
received within 10 days of posting.

T. Alterations to the Constitution

(1) Subject to the following provisions of this clause the Constitution may be
altered by a resolution passed by not less than two-thirds of the members
present and voting at a general meeting. The notice of the general meeting
must include notice of the resolution, setting out the terms of the alteration
proposed. At a Special General Meeting the resolution must be approved by
three-quarters of members present and voting.

(2) No amendment may be made to clause A (the name of charity clause),
clause C (the objects clause), clause I (Executive Committee members not to
be personally interested clause), clause U (the dissolution clause) or this
clause without the prior consent in writing of the Commissioners.

(3) No amendment may be made which would have the effect of making the
Charity cease to be a charity at law.

(4) The Executive Committee should promptly send to the Commissioners a
copy of any amendment made under this clause.

U. Dissolution

If the Executive Committee decide that it is necessary or advisable to
dissolve the Charity it shall call a meeting of all members of the Charity, of
which not less than 21 days’ notice (stating the terms of the resolution to be
proposed) shall be given. If the proposal is confirmed by a two thirds
majority of those present and voting, the Executive Committee shall have
power to realise any assets held by or on behalf of the Charity. Any assets
remaining after the satisfaction of any proper debts and liabilities shall be
given or transferred to such other charitable institution or institutions having
objects similar to the objects of the Charity as the members of the Charity
may determine or failing that shall be applied for some other charitable
purpose. A copy of the statement of accounts, or account and statement, for
the final accounting period of the Charity must be sent to the
Commissioners.

V. Arrangements until first Annual General Meeting

Until the first annual general meeting takes place this constitution shall take
effect as if references in it to the Executive Committee were references to
the persons whose signatures appear at the bottom of this document.

This constitution was adopted on the date mentioned above and with
amendments made on 1 November 1997, 16 October 2004, 1 July 2007, 23
July 2011 (J8 added).

Signed 

Lucy Rodriguez 

Roger Owen 

Martin Holyoak